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黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法

2013-06-04 16:12 来源:未知 编辑:admin 点击:
黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法
  (黑人社函[2012]153号)
 
  第一条 为了加强和规范我省基本医疗保险、工伤保险、生育保险(以下简称“三险”)业务档案管理,维护“三险”业务档案真实、安全和完整,充分发挥档案在服务民众、保障民生等方面重要的基础性作用,根据《中华人民共和国档案法》和人社部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定(试行)》要求,结合“三险”经办工作实际,制定本办法。
  第二条 各市地人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
  社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作,并接受档案行政管理部门的业务指导。
  社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
  第三条 本办法所称的“三险”业务档案,是指本省各级社会医疗、工伤、生育保险经办机构在办理“三险”业务过程中直接形成并办理完毕的,具有保存和利用价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。
  第四条 本办法所称社会医疗、工伤、生育保险经办机构,包括:省、市(地)县、行业等社会医疗、工伤、生育保险经办机构。
  第五条 “三险”业务档案记录着参保单位和个人履行的保险义务和享受的保险权益,反映着“三险”基金收支和经办管理运行过程,是国家民生档案的重要组成部分。“三险”保险档案管理是社会医疗、工伤、生育保险经办机构最重要的一项基础工作。
  第六条 业务档案管理坚持统一领导、分级负责、集中保存的原则。省级经办机构负责全省业务档案管理工作的组织、指导、统计、培训和考评工作;市(地)、行业经办机构负责本单位业务文件材料的立卷归档,管理本单位室藏档案,指导区、县经办机构的业务档案工作。
  第七条 各级“三险”经办机构应建立档案工作责任制,指定专(兼)职档案人员负责“三险”业务文件材料的收集、整理、立卷、保管、统计、利用、鉴定和销毁,维护档案实体和数据的完整与安全。
  第八条 按照“三险”经办工作流程和岗位操作规程,业务档案的归档范围包括业务经办过程中填报、打印的业务报表和通过网络传输的电子文件,需留存的重要审核凭证,统计报表,稽核监督文件,以及经办机构与相关服务机构签订的协议等。
  第九条 业务档案类别划分应清晰。各类“三险”业务档案根据文件材料的从属关系分设不同案卷。
  第十条 按照国家对业务档案的管理要求,根据保存利用价值,“三险”业务档案保管期限分为永久和定期两类。定期分为100年、50年、30年、10年。业务档案保管期限自形成之日的次年1月1日开始计算。
  “三险”业务档案文件材料归档范围和保管期限,参照人力资源和社会保障部和国家档案局令第3号《社会保险业务档案管理规定(试行)》中的《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
  第十一条 业务档案立卷归档操作流程和质量标准:
  (一)业务档案一般按年、月整理组卷。不同险种、不同保管期限、不同年度的业务档案应单独组卷,不得混合整理组卷。
  (二)各经办机构档案管理人员,应按业务办理时间顺序及时对当月业务归档材料以件为单位进行分类、整理。业务经办工作中,单笔业务的申请材料及其相关处理的资料为一件。
  (三)业务档案附有金属物的应予剔除(如回形针,大头针等);对页面破损、断裂处应修补;小于、大于 A4纸面的材料,以A4纸大小为标准进行裱贴、折叠;对易退变的材料(如传真件等)应进行复制,修裱应严格遵守《档案修裱技术规范》DA/T 25-2000国家标准。
  (四)件内材料的排列按照由主到次的原则,即经办机构的材料在前,参保单位、参保人员及其他单位提供的材料在后,审核结果在前、审核依据在后,重要凭证在前、次要凭证在后;同等价值材料按形成时间顺序的原则排序。
  (五)归档材料应按件装订,装订前将“件”内的各页以左下侧对齐,使用不锈钢夹左侧装订。
  (六)会计凭证、报表应符合《会计档案管理办法》、《会计档案卷格式》(DA/T 39-2008)的规定装订。
  (七)归档材料应在每个案件首页右上角加盖归档章。编号按照业务办结时间顺序排列(编号方法见附件1)。
  (八)归档完毕的文件应填写《备考表》(附件2)。《归档文件目录》(附件3)一式两份,“三险”业务档案的题名应能精准、简洁概括出材料内容,并使用规范化简称,归档文件需要情况说明的,应简要填写备注。《归档文件目录》用纸采用国际标准A4型,一份置于卷盒内文件之前,另一份装订成册并编制封面。《备考表》应项目齐全、填写完整、字迹清晰、内容准确,置于卷盒内文件之后。
  (九)卷盒封皮应逐项填写清楚,字迹工整、印章清晰,档号编制准确。
  (十)编制归档文件目录,并利用档案管理系统建立归档文件机读目录。
  第十二条 各级经办机构的专(兼)职档案管理人员每月定期接收本单位各部门形成的业务档案。移交部门档案管理人员编制《档案移交单》(附件4),接收部门档案管理人员按交接单逐卷严格审核案卷质量和目录数据,确保档案真实、完整、账物相符。经专(兼)职档案管理人员验收合格的,双方档案管理人员办理移交手续,双方负责人复核监交,分别签字或盖章后,进入档案室集中管理。《档案移交单》由档案管理部门永久保存。
  第十三条 集中管理的业务档案,按全宗、保管期限、档案类别和归档日期排序,按照由左向右、自上而下的顺序上密集架或五节柜定位保存。密集架或五节柜上标明案卷所属全宗号、保管期限、档案类别、归档年度、案卷起止号等。
  第十四条 借阅档案须办理借阅手续,填写档案借阅单(附件5)。归还时双方清点、核对档案内容和页数,确保档案齐全、完好,并做好利用效果统计。借阅档案应在阅览室内进行,因特殊情况需要将档案借出时,须经保管单位分管领导批准,借出时间不超过两星期。应爱护档案资料,严禁在档案上打点、划线、折角、做记号以及涂改、撕、拆档案。未经保管单位分管领导批准不得擅自公布档案内容。需要复印的档案须由领导批示并填写档案复印单(附件6),外单位复印“三险”业务档案须持有单位介绍信。
  第十五条 “三险”经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
  鉴定工作应当由“三险”经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员,以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
  鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短,有必要继续保存的,应当重新确定保管期限。
  第十六条 “三险”经办机构对经过鉴定可以销毁的档案,编制销毁清册,经“三险”经办机构主要负责人批准后,报同级人力资源社会保障行政部门备案销毁。
  未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
  第十七条 对超过保管期限的业务档案,保管部门向档案鉴定工作小组提交鉴定申请,鉴定后提出存毁意见。确实失去查考价值的,填写《档案销毁清册》(附件7),经档案鉴定领导小组批准后,报同级人力资源社会保障行政部门备案,由指定销毁人、监销人负责销毁,销毁清册永久保管。严禁其他任何单位、部门和个人擅自转让、出卖和销毁档案。
  第十八条 各类“三险”保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料,国家有特别规定的,从其规定。
  第十九条 档案库房管理应严格按照“以防为主,防治结合”原则,健全必要的防护设备和措施,做好防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防霉变、防尘、防高温工作。
  第二十条 各级经办机构的档案管理人员应高度重视档案数据安全,定期做好档案数据的异机和脱机备份。
  第二十一条 当经办业务发生变化或上级有关部门提出新的要求时,业务部门应及时提出意见,配合档案管理部门根据实际情况调整完善本办法。
  第二十二条 “三险”经办机构有下列行为之一的,限期改正,并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;给参保单位或者个人造成损失的,依法承担赔偿责任:
  (一) 不按规定归档或者不按规定移交档案的;
  (二) 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;
  (三) 玩忽职守,造成档案遗失、毁损的;
  (四) 违规提供、抄录档案,泄漏用人单位或者个人信息的;
  (五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
  第二十三条 本办法由黑龙江省人力资源和社会保障厅负责解释。
  第二十四条 本办法自2012年5月1日起实施。
  附件(略):1. 黑龙江省“三险”业务档案统一分类方案及编号实施细则
  2. 备考表
  3. 归档文件目录
  4. 档案移交单
  5. 档案借阅单
  6. 档案复印单
  7. 档案销毁清册
 
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